Delegasi adalah aktivitas yang sering dilakukan dalam kehidupan harian. Beberapa dari Anda bahkan mungkin tidak sadar telah melakukannya.

Simak penjelasan Ultimaprensa tentang delegasi dalam ulasan berikut ini!

 

Summary:

  • Delegasi memiliki sederet manfaat seperti membuat karyawan lebih produktif dan membuka kesempatan untuk pengembangan karier.
  • Untuk menghindari kesalahan, delegasi sebaiknya dilakukan oleh ahlinya dan sampaikan arahan yang jelas.

 

Pengertian Delegasi

Dulu, Anda pasti pernah diminta orang tua untuk melakukan sesuatu sebagai perwakilan mereka, bukan? 

Misalnya, menyampaikan pesan ke tetangga, membeli sayuran, sampai mengantarkan makanan. Tanpa disadari, hal-hal tadi adalah praktik delegasi dalam konteks sederhana.

Dalam konteks dunia kerja, delegasi adalah proses pemindahan tanggung dari seseorang ke orang lain yang memiliki kapasitas untuk menyelesaikannya. 

Mendelegasikan tugas ke pihak tertentu membuat beberapa aktivitas bisa dilakukan bersamaan.

Misal, hari ini manajer Anda punya dua jadwal meeting di jam yang sama dengan vendor kemasan produk dan pemasok bahan baku. 

Karena tidak mungkin dikerjakan sekaligus, manajer meminta Anda menangani meeting dengan pemasok bahan baku. 

Dengan begitu, kedua pertemuan bisa dilakukan sekaligus. Cara ini terbukti meningkatkan produktivitas dan pertumbuhan pekerja. 

Yang harus dicatat, delegasi harus dilakukan oleh ahli agar tidak melakukan kesalahan.

Berbicara tentang manajer, simak tayangan YouTube Ultimaprensa berikut ini.

 

 

Tujuan Delegasi

Perusahaan melakukan delegasi untuk mencapai tujuan tertentu, yakni:

  • Membuat proses kerja di dalam perusahaan lebih efektif
  • Membagi fokus ke beberapa hal secara bersamaan sehingga pekerjaan lebih cepat diselesaikan.
  • Membantu atasan untuk menilai kebijakan yang tepat.
  • Membagi peran kepada tiap pekerja dengan porsi yang tepat.
  • Memotivasi pekerja untuk memenuhi target perusahaan.
  • Membantu pertumbuhan karyawan dalam berkarir.
  • Memberi karyawan praktik sesuai kapasitas sebagai bahan pembelajaran.

 

Manfaat Delegasi

Selain tujuan, proses delegasi memiliki beberapa manfaat, antara lain:

  • Membuat kegiatan perusahaan berputar lebih cepat dan efisien.
  • Membantu atasan untuk fokus ke hal-hal besar sehingga aspek fundamental perusahaan tertangani dengan benar.
  • Membantu atasan mengambil keputusan yang tepat.
  • Memberi kesempatan kepada setiap divisi untuk mengambil peran.
  • Memotivasi karyawan untuk tetap produktif.
  • Membuka kesempatan perkembangan karier bagi karyawan dengan kinerja delegasi terbaik.
  • Wahana pembelajaran untuk karyawan agar dapat menangani tugas yang lebih besar jika dipromosikan dalam jabatan baru.

 

Jenis Delegasi

Ada beberapa jenis delegasi yang dikenal saat ini, yakni:

delegasi adalah

Ilustrasi Delegasi. Sumber: ukirama.com

 

#1 Delegasi Khusus

Delegasi khusus seringkali dibuat untuk melakukan tugas spesifik. Misal, bendahara memerintahkan wakil bendahara mencatat semua arus kas di hari tertentu saat dia cuti.

 

#2 Delegasi Umum

Delegasi umum adalah pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan untuk menyelesaikan masalah manajemen umum, seperti pengarahan, penempatan, perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian. 

Agar proses ini berjalan lancar, atasan tidak boleh lepas tangan. Misalnya, karyawan diminta membantu manajemen personalia agar lebih rapi.

 

#3 Delegasi Informal

Delegasi informal dilakukan atas inisiatif karyawan. Misal, komputer di ruangannya meminta upgrade RAM. 

Karena merasa mampu memutakhirkannya, ia memutakhirkannya. Aktivitas karyawan tersebut adalah praktik delegasi informal.

 

#4 Delegasi Formal

Delegasi formal adalah pelimpahan wewenang secara struktural berdasarkan organisasi perusahaan. 

Biasanya, praktik delegasi ini tidak memberikan opsi kepada atasan untuk melimpahkan pekerjaan ke orang lain selain divisi yang relevan.

 

#5 Delegasi Lateral

Delegasi lateral adalah pelimpahan wewenang oleh beberapa orang atau dengan bantuan beberapa orang. 

Misal, manajer meminta data karyawan di divisi pemasaran. Karena tidak mungkin dilakukan sendiri, dia pun meminta informasi tersebut ke HRD.

[Baca Juga: Pahami Filosofi Bisnis Kaizen, untuk Perubahan yang Berkelanjutan!]

 

Unsur Delegasi

Ada beberapa unsur dalam proses delegasi. Setiap unsur harus dipenuhi agar seluruh tahapan berjalan sesuai keinginan.

Simak unsur-unsur delegasi berikut ini:

 

#1 Tugas

Tugas adalah semua pengalihan pekerjaan kepada seseorang untuk diselesaikan. Atasan memberikan arahan agar tugas diselesaikan sesuai tujuan. 

Selanjutnya, perusahaan menggunakan tugas sebagai dasar penilaian kinerja karyawan.

 

#2 Kekuasaan

Kekuasaan adalah kewenangan untuk mengambil keputusan dan memberikan perintah. 

Kekuasaan mengalir dari atas ke bawah sehingga mengharuskan penerima perintah menyelesaikan tugas. Kekuasaan membutuhkan tanggung jawab dari kedua belah pihak.

 

#3 Tanggung Jawab

Tanggung jawab adalah kesadaran diri manusia untuk menyelesaikan tugas dan siap menanggung segala konsekuensinya. 

Delegasi harus bertanggung jawab atas segala tugas dan keputusan yang diambilnya.

 

#4 Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah pertanggungjawaban seseorang atau tim atas kinerja dan tindakannya kepada pihak yang berkepentingan. 

Pertanggungjawaban mencakup penjelasan tentang apa yang telah dilakukan, mengapa dilakukan, dan bagaimana hasilnya. 

Akuntabilitas penting untuk menjaga kepercayaan dan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan baik.

Di sisi lain, pemberi delegasi juga harus dapat menjelaskan alasan dibalik pemberian tugas. Penjelasan ini penting untuk memastikan bahwa tugas diberikan dengan tepat dan sesuai dengan tujuan organisasi.

Dengan akuntabilitas yang tinggi, maka kinerja dan tindakan seseorang atau tim akan termonitor. 

Hal ini akan mendorong mereka untuk bekerja dengan lebih baik dan bertanggung jawab.

 

Cara Melakukan Delegasi yang Benar dan Efektif

Delegasi dapat memberi dampak positif bagi perusahaan. Anda bisa melakukan beberapa cara berikut agar mendapat hasil yang memuaskan:

 

#1 Berikan Kepercayaan untuk Orang yang Tepat

Delegasi adalah pemindahan pekerjaan kepada orang lain. Tindakan ini memiliki risiko. 

Sebab, jika penerima delegasi tidak punya akuntabilitas, maka pekerjaan akan gagal. Oleh karena itu, penting untuk memilih orang yang tepat untuk didelegasikan.

 

#2 Berikan Kepercayaan Penuh

Atasan yang baik mampu memberikan kepercayaan kepada bawahannya. Ketika mempercayakan sebuah tugas, maka biarkan bawahan bekerja tanpa ada campur tangan.

Campur tangan berlebihan justru membuat bawahan tidak percaya diri. Mereka akan merasa bahwa atasan tidak percaya kepada mereka, sehingga tidak akan berusaha keras untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.

 

#3 Berikan Arahan yang Jelas

Saat memberikan tugas, jangan pernah menganggap bawahan akan langsung paham, apalagi jika itu adalah tugas baru. 

Pastikan Anda menjelaskan tugas dengan jelas, mulai dari apa yang harus dikerjakan hingga hasil yang diharapkan.

Jika penerima tugas tidak mengerti, mereka mungkin akan mengira-ngira. Hal ini menyebabkan salah persepsi, sehingga hasil yang didapatkan tidak sesuai ekspektasi. 

Bahkan, jika hasil yang didapatkan kurang, kesalahannya tidak semata-mata ada di tangan penerima tugas. 

Tetapi bisa jadi karena pemberi tugas yang tidak menjalankan tugas dengan jelas.

 

#4 Sesuaikan dengan Minat dan Bakat Karyawan

Berikan tugas kepada karyawan sesuai bakatnya. Pendelegasian yang tidak tepat mengakibatkan penurunan kualitas kerja.

 

#5 Berikan Tenor dan Evaluasi

Atasan harus memberi batas waktu dan evaluasi untuk memastikan tugas diselesaikan dengan benar. 

Batas waktu membantu bawahan merencanakan pekerjaannya. Sementara evaluasi membantu atasan menilai hasil pekerjaan bawahan.

 

Tantangan Delegasi

Beberapa manajer enggan melakukan delegasi karena dianggap berisiko. Berikut adalah beberapa tantangan yang dialami manajer saat akan mendelegasikan tugas:

  • Muncul kekhawatiran bahwa tugas tidak selesai tepat waktu atau kurang sesuai dengan standar.
  • Belum paham pekerjaan yang didelegasikan.
  • Berorientasi untuk mengerjakan proyek strategis sendiri.
  • Tidak yakin dengan pihak yang akan diberikan delegasi.
  • Ingin merasa punya peran paling banyak di dalam tim.
  • Takut merasa bersalah jika ada anggota tim yang mengalami overworks atau burnout.

[Baca Juga:Burnout: Penyebab, Ciri, Cara Mencegah dan Mengatasinya, Jangan Anggap Sepele!]

 

Etika Delegasi

Simak etika delegasi berikut ini:

 

#1 Transparansi

Pemberi tugas harus transparan dalam menjelaskan alasan dan tujuan delegasi. 

Penerima tugas harus mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan mengapa tugas tersebut penting.

 

#2 Keadilan

Pemberi tugas harus adil dalam memilih penerima tugas. Tugas harus didelegasikan kepada orang yang memiliki kemampuan dan pengalaman yang sesuai.

 

#3 Kepercayaan

Pemberi tugas harus memberikan kepercayaan kepada penerima tugas untuk menyelesaikan tugas dengan baik. 

Penerima tugas harus merasa bahwa mereka dipercaya dan dihargai.

 

#4 Akuntabilitas

Penerima tugas harus bertanggung jawab atas pekerjaan yang mereka lakukan. 

Mereka harus memberikan pertanggungjawaban kepada pemberi tugas tentang hasil pekerjaan mereka.

 

Mendelegasikan Tugas Membantu Meningkatkan Kinerja

Delegasi adalah aktivitas yang sering dilakukan dalam perusahaan. Dengan cara ini, setiap karyawan bisa mengambil peran strategis untuk perkembangan karier.

Sebagai pekerja profesional, Anda perlu membuat perencanaan keuangan jangka panjang. Ini ditujukan untuk memastikan kesejahteraan pasca pensiun. 

Untuk mengamankan masa pensiun, Anda bisa membaca ebook Panduan Praktis Pensiun Bahagia, Sejahtera dan Sehat.

Jika butuh saran terkait keuangan, Anda bisa berkonsultasi dengan Perencana Keuangan Finansialku.

Cari tahu informasi selengkapnya dengan menghubungi WhatsApp 0851 5866 2940 atau klik banner di bawah ini!

konsul - PERENCANAAN KEUANGAN Q3 23

 

Disclaimer: Ultimaprensa adalah perusahaan perencana keuangan di Indonesia yang melayani konsultasi keuangan bersama Certified Financial Planner (CFP) seputar perencanaan keuangan, rencana pensiun, dana pendidikan, review asuransi dan investasi.

Ultimaprensa bukan platform pinjaman online dan tidak menerima layanan konsultasi di luar hal-hal yang disebutkan sebelumnya. Artikel ini dibuat hanya sebagai sarana edukasi dan informasi.

 

Demikian ulasan tentang delegasi. Untuk pertanyaan lebih lanjut tentang topik ini, silahkan sampaikan di kolom komentar di bawah.

Yuk, share artikel ini ke media sosial agar lebih banyak yang paham. Terima kasih!

 

Editor: Muhammad Dicky Syaifudin

Sumber Referensi: 

  • Admin. 17 April 2023. Delegasi Adalah: Definisi, Tantangan, dan Prinsip. Talentics.id – https://bit.ly/3sSUab5
  • Admin. 29 Juli 2022. Delegasi: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Manfaatnya. Sodexo.co.id – https://bit.ly/3MVRGj4
  • Niko Ramadhani. 20 Juni 2023. Apa Itu Akselerasi dan Bagaimana Cara agar Dapat Terus Berakselerasi? Akseleran.co.id – https://bit.ly/3uuIGvb
  • Novi V. Pengertian Delegasi: Jenis, Unsur, Tujuan dan Manfaat. Gramedia.com – https://bit.ly/3upIHAl